OSGB periyodik kontrol tedariki, bir ortak sağlık ve güvenlik biriminin müşterilerine verdiği hizmetin kalitesini doğrudan etkileyen bir karardır. İş güvenliği uzmanı, hizmet verdiği işyerinde periyodik kontrollerin zamanında yapılmasını izlemekle görevlidir; ama kontrolün kendisini, İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği Ek-III'te her ekipman grubu için tanımlanan yetkili kişi yapar. Yönetmelik, yetkilendirilmiş OSGB'lerin ve bu birimlerde çalışanların periyodik kontrol hizmeti veremeyeceğini de hükme bağlar; bu yüzden OSGB'ler bu kontrolleri dışarıdan tedarik etmek zorundadır. Bu yazıda bir tedarikçi seçerken bakılması gereken ölçütleri, sözleşmeye yazılması gerekenleri ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.
Tedarikçi seçiminde temel ölçütler
Bir periyodik kontrol tedarikçisini değerlendirirken şu sorular sorulmalıdır:
- Hangi disiplinlerde yetkili personeli var?
- Raporlarda kayıt numaraları yazıyor mu?
- Raporlar hangi sürede teslim ediliyor?
- Uygunsuzluk takibi nasıl yapılıyor?
- Müşteri verisi nasıl korunuyor?
- Fiyat ekipman sayısına mı dayanıyor?
Bu sorulara verilen cevaplar, bir yıl sonra müfettiş karşısındaki dosyanın ne kadar eksiksiz olacağını belirler. Fiyat önemlidir, ama listenin son maddesi olarak.
Yetki ve disiplinler
Ek-III her ekipman grubu için kontrolü yapabilecek meslek unvanlarını ayrı ayrı sayar. Elektrik tesisatı, topraklama, paratoner ve jeneratör için elektrik ve elektrik-elektronik mühendisleri, teknik öğretmenler ve teknikerler; kaldırma ekipmanları ve basınçlı kaplar için makine ve ilgili mühendislik dalları ile makine teknikerleri; yangın mekanik tesisatı için makine kökenli meslekler yetkilidir. Kule vinç, yürüyen merdiven ve LPG tankı gibi ekipmanlarda ise ayrıca akredite muayene kuruluşu şartı vardır; 1 Ocak 2027'den itibaren buhar kazanları da bu listeye girer. Tedarikçinin hangi disiplinlerde kayıtlı personeli olduğu, hangi işleri kendi ekibiyle yapabileceğini gösterir. Bir disiplinde personeli olmayan tedarikçinin o işi başka bir firmaya devretmesi, rapor düzeninin bozulmasına yol açabilir.
İş hijyeni ölçümleri ayrı bir yetki gerektirir: ölçümler Bakanlıkça yetkilendirilmiş iş hijyeni laboratuvarları kapsamında yapılır. Tedarikçi bu ölçümleri de sunuyorsa, laboratuvar kapsamının hangi etkenleri içerdiği sorulmalıdır.
Rapor kalitesi ve düzeni
OSGB'nin bakış açısından iyi bir rapor, müfettişin sorularına kendiliğinden cevap veren rapordur. İSG-KATİP sözleşme numarası; kontrolü yapan kişinin adı, mesleği ve EKİPNET kayıt numarası; ekipmanın kimliği ve yeri; uygulanan yönetmelik ve standart; ölçüm tablosu; uygunluk kararı ve bir sonraki kontrol tarihi her raporda yer almalıdır. Uygunsuzlukların işletmenin anlayacağı sade bir dille ve fotoğraflı olarak yazılması, düzeltmenin hızını doğrudan etkiler.
Raporların bütün müşterilerde aynı düzende hazırlanması da önemlidir. Farklı biçimlerdeki raporları karşılaştırmak, uzmanın zamanını tüketir. Elektronik imzalı PDF raporlar hem hızlı teslim edilir hem de müşteriye ve OSGB'ye aynı anda ulaşabilir.
Planlama ve hatırlatma
Çok sayıda müşterisi olan bir OSGB için asıl yük, kontrol tarihlerinin takibidir. Tedarikçinin müşteri listesi ve kontrol periyotları üzerinden aylık bir program hazırlayabilmesi, aynı bölgedeki tesisleri aynı güne toplayabilmesi ve randevuları işletmeyle teyit edebilmesi bu yükü azaltır. Bir sonraki kontrol tarihinin önceden hatırlatılması, raporu süresi dolmuş ekipman sayısını en aza indirir. Ay sonunda yapılan kontrolleri, açık kalan uygunsuzlukları ve gelecek ay süresi dolacak raporları gösteren kısa bir özet, uzmanın her müşteri için ayrı ayrı takip tablosu tutma ihtiyacını büyük ölçüde azaltır.
Denetim öncesi acil durumlar da planlamanın parçasıdır. Bir müşteride müfettiş denetimi duyurulduğunda eksik raporların kısa sürede tamamlanabilmesi, tedarikçinin esnekliğine bağlıdır. Bu esnekliğin hangi koşullarda sağlanacağı önceden konuşulmalıdır.
Raporlara erişim ve veri güvenliği
Raporların OSGB ve işletme tarafından aynı anda erişilebilir olması, e-posta trafiğini ortadan kaldırır. Müşteri portalında firma bazında erişim, OSGB uzmanı için ayrı bir yetki tanımı ve raporların istenildiği zaman indirilebilmesi bunun pratik yoludur. Müşteri portalı sayfası bu erişimin nasıl tanımlandığını anlatıyor.
Müşteri listesi, OSGB'nin en değerli verisidir. Sözleşmede bu listenin yalnız planlama amacıyla kullanılacağı, üçüncü kişilerle paylaşılmayacağı ve kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun işleneceği açıkça yazılmalıdır. Saha ekibine müşteri iletişim bilgisinin yalnız ilgili iş için verilmesi de iyi bir uygulamadır.
Fiyat ve fatura modelleri
Periyodik kontrol bedeli ekipman ve ölçüm noktası sayısına göre belirlenir; elektrik tarafında EMO'nun asgari ücret tarifesi bir taban oluşturur. OSGB'ler için iki model yaygındır. Birincisinde fatura OSGB'ye kesilir ve OSGB müşterisine kendi hizmet bedeliyle birlikte yansıtır. İkincisinde fatura doğrudan işletmeye kesilir. Her iki modelde de rapor işletme adına düzenlenir. Toplu işlerde tek fiyat listesi, OSGB'nin müşterilerine tutarlı teklif vermesini kolaylaştırır.
Tedarikte OSGB'lerin en sık düştüğü hatalar
En sık yapılan hata, tedarikçiyi yalnız fiyata göre seçmektir. Yetkisiz kişinin imzaladığı ya da ölçüm tablosu eksik bir rapor, denetimde OSGB'nin itibarını da zedeler. İkinci hata, raporları yalnız işletmeye teslim ettirip OSGB'nin dosyasına eklememektir. Üçüncüsü, uygunsuzlukların takibini kimin yapacağını belirlememektir; bu boşlukta eksikler bir sonraki yıla taşınır.
VEKTORX ile çözüm ortaklığı
VEKTORX olarak OSGB'lerin müşterileri için elektrik, makine, basınçlı kap, yangın tesisatı ve iş hijyeni kontrollerini aylık programla planlıyor, raporları e-imzalı olarak OSGB'ye ve işletmeye portal üzerinden aynı anda iletiyoruz. Çalışma modelimiz OSGB çözüm ortaklığı sayfasında; kaldırma ekipmanlarının kontrol kapsamı için makine periyodik kontrol sayfasına bakabilir, müşteri listenizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
OSGB periyodik kontrol raporunu kendi adına düzenleyebilir mi?
Hayır. İş Ekipmanları Yönetmeliği, yetkilendirilmiş ortak sağlık ve güvenlik birimlerinin ve bu birimlerde çalışan kişilerin periyodik kontrol hizmeti veremeyeceğini açıkça söyler. Rapor, kontrolü fiilen yapan, Ek-III'te sayılan meslekten ve EKİPNET kaydı olan kişiye bağlıdır ve işyeri adına düzenlenir. OSGB bu yüzden kontrolü yetkili bir tedarikçiden alır ve takibini üstlenir.
Tek tedarikçi mi, her disiplin için ayrı firma mı?
Elektrik, makine, basınçlı kap, yangın ve iş hijyeni kontrollerini aynı ekiple yürütebilen bir tedarikçi, planlamayı ve raporların düzenini kolaylaştırır. Ayrı firmalarla çalışmak da mümkündür; bu durumda takvimlerin ve rapor biçimlerinin OSGB tarafında birleştirilmesi gerekir.
Tedarikçinin müşterilerimize doğrudan ulaşması sorun olur mu?
Bu, sözleşmede belirlenmesi gereken bir konudur. Randevu teyidi için işletmeyle temas genellikle gereklidir; ama müşteri listesinin yalnız planlama için kullanılacağı, üçüncü kişilerle paylaşılmayacağı ve ticari amaçla kullanılmayacağı yazılı olmalıdır.
Elektrik mühendisi (SMM). 2016'dan beri VEKTORX'in kurucusu ve teknik müdürü; periyodik kontrol, topraklama ve paratoner ölçümleri ve elektrik projelerinde saha deneyimi.