Periyodik kontrol raporu hakkında sık sorulan sorular

Periyodik kontrol raporu nedir sorusunun kısa cevabı şudur: bir iş ekipmanının ya da tesisatın, yönetmelikte belirtilen aralıklarla yetkili bir kişi tarafından muayene edilip test edildiğini ve kullanıma uygun olup olmadığını gösteren resmî belgedir. Belgenin hukuki dayanağı Ek-III'tür: İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği'nin periyotları, kontrolü yapacak kişileri ve rapor içeriğini düzenleyen eki. İşverenler bu belgeyle ilgili benzer soruları sorar: kim düzenler, ne kadar geçerlidir, içinde ne olmalıdır, sonuç olumsuz çıkarsa ne olur? Bu yazıda en sık sorulan soruları tek tek cevaplıyoruz.

Raporda hangi bölümler bulunur?

Eksiksiz bir periyodik kontrol raporu genellikle şu bölümlerden oluşur:

• İşyerinin ve ekipmanın kimlik bilgileri
• İSG-KATİP sözleşme numarası ve kontrol tarihleri
• Uygulanan yönetmelik ve standartlar
• Muayene ve test sonuçları
• Uygunluk kararı
• Uygunsuzluklar ve öneriler
• Kontrolü yapanın bilgileri ve imzası

Bu bölümlerden biri eksikse rapor, ekipmanı belgelemek için yetersiz kalabilir. Ölçüm gerektiren kontrollerde kullanılan cihazın kalibrasyon bilgisi de rapora eklenir. Fotoğraflar zorunlu bir bölüm değildir, ama uygunsuzlukların yerini ve durumunu gösterdikleri için düzeltmeyi yapacak kişinin işini büyük ölçüde kolaylaştırır.

Raporu kim düzenleyebilir?

Raporu, Ek-III'te o ekipman grubu için sayılan meslek unvanlarından birine sahip ve İSG-KATİP içindeki EKİPNET modülüne kayıtlı kişi düzenler. Elektrik tesisatı için elektrik mühendisleri ve teknikerleri, kaldırma ekipmanları ve basınçlı kaplar için makine mühendisleri ve teknikerleri bu gruptadır. Raporu düzenleyen kişinin EKİPNET kayıt numarası raporda yazılı olmalı, kontrolden önce de İSG-KATİP'te sözleşme onaylanmış olmalıdır; sözleşmesiz rapor geçersizdir. Rapor kişiye bağlıdır; firma kaşesi tek başına yeterli değildir.

Rapor ne kadar süre geçerlidir?

Rapor, ekipmanın periyodu boyunca geçerlidir. Çoğu ekipman için bu süre bir yıldır; yapı iskeleleri ve şantiyelerde yer değiştiren elektrik ekipmanının topraklaması için altı aydır, LPG tankları gibi bazı ekipmanlarda ise süre işverenin yazılı planına göre belirlenir. Raporda bir sonraki kontrolün başlangıç tarihi yazılır ve bu tarih geçtiğinde ekipman yeniden kontrol edilmeden kullanılmamalıdır.

Süre dolmadan da yeni kontrol gerekebilir. Ekipman ağır bir hasar gördüyse, önemli bir değişiklik ya da onarım yapıldıysa, yer değiştirip yeniden kurulduysa ya da uzun süre kullanılmadıysa kontrol tekrarlanır. Bu durumlarda eski raporun tarihi beklenmez.

Rapor kimin adına düzenlenir?

Rapor, ekipmanın bulunduğu işyeri ve işveren adına düzenlenir. Kontrolü bir OSGB ya da kiralama firması organize etmiş olsa bile raporun muhatabı ekipmanı çalıştıran işverendir. Kiralık ekipmanlarda kiralayan firmanın verdiği rapor kabul edilebilir, ama işverenin bu raporun geçerli olduğunu doğrulaması ve kopyasını dosyasında tutması gerekir. Çok adresli işletmelerde her adres için ayrı rapor düzenlenir; böylece hangi ekipmanın hangi tesiste olduğu karışmaz.

Raporda uygunsuzluk yazıyorsa ne olur?

Raporda uygunsuzluk bulunması kötü bir haber değil, kontrolün amacıdır. Bakanlığın kriter dokümanı yayımladığı ekipmanlarda kusurlar hafif ve ağır olarak derecelendirilir. Ağır kusurlu ekipman kusur giderilmeden çalıştırılamaz. Hafif kusurlar için son gün, raporda yazan yeni kontrol başlangıç tarihidir; bu tarihte açık kalan hafif kusur ağır kusura dönüşür.

Eksik giderildikten sonra genellikle bir doğrulama kontrolü yapılır ve sonucu ayrı bir raporla belgelenir. Uygunsuzluğun giderildiğini gösteren bu kayıt, ilk rapor kadar önemlidir; denetimde ilk raporla birlikte istenir.

Rapor denetimde nasıl kullanılır?

İş müfettişi denetimde işyerindeki ekipmanlar için güncel raporları ister. Müfettiş raporun yetkili kişi tarafından düzenlenip düzenlenmediğine, tarihinin geçerli olup olmadığına ve uygunsuzlukların giderilip giderilmediğine bakar. Raporlar ayrıca sigorta şirketlerinin poliçe incelemelerinde, kurumsal müşterilerin tedarikçi denetimlerinde ve bazı durumlarda dağıtım şirketi ya da itfaiye işlemlerinde de kullanılır. Yangın tesisatı raporlarının itfaiye ve sigorta denetimlerindeki yeri için yangın tesisatı periyodik kontrol sayfasına bakabilirsiniz.

Elektronik imzalı rapor geçerli mi?

Evet. Güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. E-imzalı bir PDF rapor, ıslak imzalı raporla aynı geçerliliktedir ve imzası PDF okuyucuda doğrulanabilir. Raporun aslı elektronik dosyanın kendisidir; kâğıt çıktısı bilgi amaçlı bir kopyadır ve imzası kâğıt üzerinde doğrulanamaz. Bu yüzden e-imzalı raporların PDF dosyaları da, çıktıları kadar özenle saklanmalıdır.

Raporlar ne kadar süre saklanmalı?

Raporlar en az bir sonraki kontrol raporu düzenlenene kadar, tercihen ekipmanın işyerinde bulunduğu süre boyunca saklanmalıdır. Eski raporlar, ekipmanın geçmişini ve bir uygunsuzluğun ne zaman başladığını gösterir. Olası bir iş kazasından sonra yapılan incelemede bu geçmiş belirleyici olabilir. Elektronik raporların yedekli bir arşivde tutulması, kaybolma riskini ortadan kaldırır.

İkinci el ekipmanın raporu devralınır mı?

İkinci el alınan bir ekipmanın önceki sahibine ait raporu, ekipmanın geçmişi hakkında bilgi verir. Ancak ekipman yeni işyerinde kurulduğunda, özellikle güvenliği montaja bağlı ekipmanlarda, yeni işveren adına kontrol yaptırılmalıdır. Taşıma ve yeniden kurulum, önceki raporun kapsamadığı yeni riskler getirebilir.

VEKTORX raporlarında neler var?

VEKTORX raporlarında her ekipman için kimlik bilgileri, uygulanan mevzuat, ölçüm ve test sonuçları, fotoğraflı uygunsuzluklar, uygunluk kararı, bir sonraki kontrol tarihi ve kontrolü yapan yetkilinin kayıt numarası yer alır; raporlar e-imzalı olarak portalda teslim edilir. Yangın tesisatının kontrol kapsamı için yangın tesisatı periyodik kontrol sayfasına bakabilir, ekipman listenizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.