Periyodik Kontrol Raporu E-İmza Geçerli mi? Pratik Sorular

Evet, e-imzalı periyodik kontrol raporu geçerlidir. 23 Aralık 2025'te İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği'ne eklenen hükümle, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun güvenli elektronik imzayla imzalanıp elektronik ortamda saklanan kayıtlar açıkça geçerli kabul edildi. Önemli olan, imzanın doğru kişiye ait olmasıdır: rapor, kontrolü yapan yetkili kişinin kendi güvenli elektronik imzasını taşımalıdır. Bu yazıda e-imzanın hukuki dayanağını tekrarlamak yerine, rapor elinize geçtiğinde karşılaşacağınız pratik soruları cevaplıyoruz: kimin imzası gerekir, mühür ve mobil imza ne işe yarar, rapor nasıl gönderilir ve yıllar sonra nasıl doğrulanır.

Raporda kimin e-imzası bulunmalı?

Ek-III, raporun yetkili kişi bilgileri bölümünde kontrolü yapanın adını, mesleğini ve EKİPNET kayıt numarasını yazmasını ve raporu imzalamasını ister; imzası bulunmayan rapor geçersizdir. E-imzalı raporda bu imza, o kişinin nitelikli elektronik sertifikasına dayanan güvenli elektronik imzasıdır. Raporu düzenleyen firmanın yöneticisinin ya da sekreterin imzası bunun yerine geçmez. Örneğin bir klima santralinin periyodik kontrol raporunda imza, santrali muayene eden ve Ek-III'te bu ekipman için sayılan meslekten olan kişiye ait olmalıdır.

Elektronik mühür ve mobil imza nedir?

Üç kavram sık karıştırılır:

• Güvenli elektronik imza: kişiye özgüdür, ıslak imzanın yerini tutar.
• Mobil imza: sim karttaki sertifikayla atılan güvenli imzadır.
• Elektronik mühür: kurumu tanımlar, kişinin imzası değildir.

Akıllı kart, USB anahtar ya da mobil imzayla atılan imza, nitelikli sertifikaya dayandığı sürece aynı sonucu doğurur. Elektronik mühür ise belgenin bir kurumdan çıktığını gösterir; yetkili kişinin imzasının yerine geçmez, ancak onun yanında ek bir güvence olarak kullanılabilir.

E-imzalı rapor nasıl gönderilir ve paylaşılır?

E-imzalı rapor bir dosyadır ve kopyaları aslıyla aynı geçerliliği taşır; yeter ki dosya açılıp başka bir biçimde yeniden kaydedilmesin. Raporu e-posta ile göndermek, bir bulut klasöründe paylaşmak ya da bir müşteri portalından indirmek imzayı etkilemez. Gönderimin kendisinin de hukuken kanıtlanması gereken durumlarda kayıtlı elektronik posta (KEP) kullanılabilir; KEP, iletinin ne zaman gönderildiğini ve alındığını belgeler. İşveren için pratik kural basittir: raporun aslı olarak elinize geçen PDF dosyasını değiştirmeden saklayın ve denetimde o dosyayı gösterin.

Sertifikanın süresi dolunca rapor geçersiz olur mu?

Hayır. İmzanın geçerliliği, imzanın atıldığı anda sertifikanın geçerli olup olmadığına göre değerlendirilir. Yetkili kişinin sertifikası rapordan bir yıl sonra yenilenmiş ya da süresi dolmuş olabilir; bu, geçmişte atılmış imzayı geçersiz kılmaz. Uzun süre saklanacak belgelerde imzanın yanına eklenen zaman damgası, imzanın hangi tarihte atıldığını bağımsız olarak kanıtlar ve yıllar sonraki doğrulamayı kolaylaştırır. Bazı PDF okuyucuların eski imzalarda "doğrulanamadı" uyarısı vermesi ise çoğu zaman yalnız kök sertifikanın tanınmamasından kaynaklanır.

İşveren e-imzalı raporları nasıl arşivlemeli?

Arşivi ekipman bazında kurmak en kolay yoldur. Her ekipman ya da tesisat için ayrı bir klasör, dosya adında ekipmanın adı ve kontrol tarihi, ayrıca bütün raporların bir sonraki kontrol tarihleriyle listelendiği bir tablo, denetimde istenen raporu saniyeler içinde bulmayı sağlar. Dosyaların tek bir bilgisayarda değil, yedekli bir ortamda tutulması gerekir. Raporların imzasız taslaklarını arşive koymamak da önemlidir; aynı adı taşıyan imzasız bir dosya, yanlışlıkla gönderildiğinde denetimde sorun çıkarır.

Teslim aldığınız e-imzayı nasıl kontrol edersiniz?

Raporu açtığınızda imza panelinde dört şeye bakmanız yeterlidir. İmzalayanın adı, rapordaki yetkili kişinin adıyla aynı olmalıdır. İmza tarihi, kontrolün bitiş tarihinden sonra olmalıdır; kontrolden önce atılmış bir imza tutarsızlıktır. Okuyucu, belgenin imzadan sonra değiştirilmediğini göstermelidir. Sertifika bilgisinde nitelikli bir elektronik sertifika ve yetkilendirilmiş bir sertifika hizmet sağlayıcısının adı görünmelidir. Bu dört nokta tamamsa rapor, imza yönünden denetimde sorun çıkarmaz; içerik yönünden ise sözleşme numarası, EKİPNET numarası ve ölçüm sonuçlarının yer aldığını ayrıca kontrol edin.

Tablet ekranına atılan imza e-imza sayılır mı?

Sayılmaz. Saha ekibinin tablet ya da telefon ekranına parmakla veya kalemle attığı imza, yalnız imzanın görüntüsüdür; nitelikli bir sertifikaya dayanmadığı için güvenli elektronik imza değildir. Taranmış ıslak imza ya da PDF'e yapıştırılmış imza görüntüsü için de durum aynıdır. Bu tür belgeler bilgi amaçlı kopya olarak kullanılabilir, ancak raporun aslı yerine geçmez. Raporun aslı ya ıslak imzalı kâğıt nüsha ya da yetkili kişinin güvenli elektronik imzasını taşıyan dosyadır. Saha uygulamalarında ekranda alınan imzalar, çoğu zaman yalnız tesis yetkilisinin kontrolün yapıldığını onayladığını gösteren bir iç kayıttır; bu da yararlıdır, ama raporun imzası değildir. Aynı ekipman için iki ayrı biçimde düzenlenmiş rapor varsa, hangisinin asıl olduğunun teslim notunda yazması karışıklığı önler.

E-imzalı raporu müşteriye ya da denetçiye nasıl sunarsınız?

En güvenli yol, dosyanın aslını değiştirmeden iletmektir. Raporu e-posta ekinde ya da indirme bağlantısıyla göndermek imzayı korur. Ekran görüntüsü almak, raporu Word'e çevirmek ya da birden çok raporu tek dosyada birleştirmek ise imzayı geçersiz kılar. Birden çok rapor gönderecekseniz dosyaları bir klasörde toplayıp sıkıştırmak, her dosyanın kendi imzasını korumasını sağlar.

VEKTORX'te e-imzalı raporlar

VEKTORX olarak periyodik kontrol raporlarını kontrolü yapan yetkili kişinin güvenli elektronik imzasıyla PDF olarak düzenliyor ve müşteri portalına yüklüyoruz; raporlarınızı istediğiniz zaman oradan indirebilirsiniz. Klima ve havalandırma ekipmanları için klima periyodik kontrolü sayfasına bakabilir, ekipman listenizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.