İş güvenliği denetiminde istenen periyodik kontrol raporları: kontrol listesi

İş güvenliği denetiminde istenen periyodik kontrol raporları, iş müfettişinin işyerinde ilk baktığı belgeler arasındadır. Müfettiş, sahada gördüğü her ekipman için güncel bir kontrol raporu olup olmadığına, raporun yetkili kişi tarafından düzenlenip düzenlenmediğine ve rapordaki uygunsuzlukların giderilip giderilmediğine bakar. Raporların dayanağı İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği Ek-III'tür; iş hijyeni ölçüm raporları ise risk değerlendirmesine dayanan ayrı bir yükümlülük olarak aynı dosyada aranır. Bu yazıda denetimde istenen raporları liste hâlinde, her raporda kontrol edilen bilgilerle birlikte topluyoruz.

Dosyada bulunması gereken rapor grupları

Çoğu işyerinde denetim dosyası şu rapor gruplarından oluşur:

• Elektrik tesisatı, topraklama ve paratoner
• Kaldırma ve iletme ekipmanları
• Basınçlı kaplar ve kazanlar
• Yangın tesisatı ve söndürme tüpleri
• İş hijyeni ölçüm raporları
• Asansör etiketleri ve raporları

Her grubun altında, işyerindeki ekipman sayısı kadar kayıt vardır. Bir forklift raporu bütün forkliftleri kapsamaz; her aracın kendi satırı ya da kendi raporu olmalıdır.

Elektrik raporları

Elektrik grubunda üç rapor beklenir: iç tesisat uygunluk raporu, topraklama ölçüm raporu ve varsa paratoner raporu. Müfettiş bu raporlarda tesisatın bütününün kapsanıp kapsanmadığına bakar; yalnız ana panonun ölçüldüğü bir rapor, kat ve makine panoları için yeterli değildir. Trafo merkezi olan işletmelerde yüksek gerilim işletme sorumlusunun sözleşmesi ve kayıtları da dosyada bulunmalıdır.

Kaldırma ekipmanları ve basınçlı kaplar

Forklift, transpalet, istif makinesi, vinç, caraskal, manlift ve yük asansörlerinin her biri için yıllık rapor aranır. Kaldırma aksesuarları, yani sapan, zincir ve halatlar da kontrol kapsamındadır ve çoğu zaman unutulur. Basınçlı kap grubunda kompresör hava tankları, hidrofor ve genleşme tankları, kazanlar ve boylerler yer alır; üç yılda bir yapılan hidrostatik testin yılı da raporda görünmelidir.

Yangın tesisatı

Yangın grubunda söndürme tüplerinin bakım kayıtları, yangın dolapları, hidrantlar, pompa istasyonu, sprinkler ve yangın algılama sisteminin kontrol raporları istenir. Tüplerin yalnız dolum etiketleri yeterli değildir; yerleşim, erişilebilirlik ve tip uygunluğu da değerlendirilmiş olmalıdır. Tahliye planı ve acil durum ekiplerinin listesi yangın dosyasının diğer parçalarıdır. Sabit söndürme sistemlerinde haftalık ve aylık işletme kontrollerinin, örneğin pompa çalıştırma testlerinin kaydı da istenebilir; bu kayıtlar yıllık raporun arasındaki dönemde sistemin izlendiğini gösterir.

İş hijyeni ölçüm raporları

İş hijyeni ölçümleri, risk değerlendirmesinde belirlenen etkenlerin gerçek düzeyini gösterir. Gürültülü makineleri olan bir atölyede gürültü, kaynak yapılan bir alanda duman ve metal, tozlu işlerde toz, forklift operatörlerinde tüm vücut titreşimi, ambar ve ofislerde aydınlatma ölçümü beklenir. Bu ölçümler İSGÜM tarafından yetkilendirilmiş laboratuvarlar kapsamında yapılır ve raporlar işyeri hekiminin sağlık gözetimi planıyla ilişkilendirilir. Ölçümlerin kapsamı ve yöntemleri için iş hijyeni ölçümleri sayfasına bakabilirsiniz.

Müfettiş burada iki şeye bakar: ölçülen etkenler risk değerlendirmesinde belirtilen etkenlerle örtüşüyor mu, ve sonuçlar eylem değerlerini aşıyorsa hangi önlemler alınmış? Ölçüm raporu ile alınan önlemler arasında bir bağ kurulamıyorsa rapor tek başına yeterli sayılmaz.

Müfettişin rapora ilk soruları

Bir raporun denetimde geçerli sayılması için birkaç temel bilgi taşıması gerekir. Müfettişin ilk baktığı noktalar şunlardır: kontrolü yapan kişinin adı, unvanı ve Bakanlık kayıt numarası; kontrol tarihi ve bir sonraki kontrol tarihi; ekipmanın kimliği ve yeri; uygulanan yönetmelik ve standart; uygunluk kararı ve uygunsuzlukların listesi. Bu bilgilerden biri eksikse rapor, ekipmanı belgelemek için yetersiz kalabilir.

Uygunsuzluk çıkan raporlarda müfettiş ayrıca giderme kanıtı arar. Eksiklerin giderildiğini gösteren servis kaydı, fotoğraf ya da doğrulama kontrolünün raporu dosyada yoksa, raporun kendisi işverenin aleyhine bir belgeye dönüşebilir.

Denetimde sık görülen eksikler

Denetim tutanaklarında en çok karşılaşılan eksikler birbirine benzer. Süresi dolmuş raporlar ilk sıradadır; özellikle yıl ortasında alınan ekipmanların tarihleri kayar. İkincisi, envanterde olup raporda olmayan ekipmanlardır: depoda unutulmuş bir forklift ya da sonradan alınan bir kompresör. Üçüncüsü, yetkisiz kişi tarafından düzenlenmiş raporlardır. Dördüncüsü de uygunsuzlukların giderildiğine dair kaydın bulunmamasıdır.

Dosyayı düzenli tutmak

Denetim dosyasının en kullanışlı hâli, ekipman envanteriyle aynı sırada dizilmiş raporlardır. Her ekipmanın satırında son rapor, sonucu, bir sonraki tarih ve açık uygunsuzluklar yer alır. Raporların elektronik olarak tek bir yerde tutulması, denetimde istenen belgeyi dakikalar içinde bulmayı sağlar.

Kiralık ve alt işverene ait ekipmanlar da bu dosyanın parçasıdır. İşyerinde çalışan kiralık bir forkliftin ya da alt işverenin getirdiği bir kaynak makinesinin raporu, ekipman sahibinde olsa bile denetimde işyerinde istenir. Kiralama ve alt işveren sözleşmelerine, ekipmanla birlikte güncel kontrol raporunun teslim edileceğini yazmak bu eksikliği baştan önler.

VEKTORX ile denetime hazır dosya

VEKTORX olarak periyodik kontrol ve iş hijyeni ölçüm raporlarını e-imzalı olarak tek portalda topluyor, her raporla birlikte bir sonraki kontrol tarihini ve açık uygunsuzlukları aynı listede gösteriyoruz. Ölçüm kapsamı için iş hijyeni ölçümleri sayfasına bakabilir, mevcut dosyanızın eksiklerini görmek için ekipman listenizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.